Sesuai dengan Keputusan Dewan Pengurus Yayasan Pendidikan Telkom Nomor : KEP.0564SDM-00/DGA-02/YPT/2016 tanggal 15 Juli 2016 Tentang Peraturan Perjalanan Dinas Di Lingkungan Yayasan Pendidikan Telkom.
Lama perjalanan dinas maksimal adalah 14 (empat belas) hari secara terus menerus dan dapat
diperpanjang atas persetujuan Pejabat yang menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas,
dengan memperhatikan kcbutuhan dan kebijakan Dewan Pengurus.
Asas-asas dalam penerbitan dan pelaksanaan Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah penyelesaian pekerjaan atau tugas di luar lokasi / wilayah kerja dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Ada kebutuhan operasional yang tidak dapat dihindari dengan memperhatikan efektifitas dan efisiensi Perjalanan Dinas;
b. Setelah diusahakan melalui teleconference, email atau media elektronik / media lainnya tidak
menghasilkan dan perlu hadir secara fisik;
c. Ada kegiatan di luar aktivitas kantor yang perlu dihadiri;
d. Waktu perjalanan dinas disesuai dengan kebutuhan operasional dan kegiatan di luar aktifitas kantor;
e. Besaran biaya perjalanan dinas disesuaikan jarak tempuh ke lokasi perjalanan dinas, lama
perialanan dinas dan Jabatan / Tingkatan.
Jenis perjalanan dinas berdasarkan geografis adalah sebagai berikut :
a. Perjalanan Dinas Dalam Negeri (PDDN);
b. Perialanan Dinas Luar Negeri (PDLN).
Perjalanan Dinas Dalam Negeri, terdiri dari :
a. Perjalanan Dinas Umum;
b. Perjalanan Dinas Khusus.
Perialanan Dinas Dalam dan Luar Negeri yang dilaksanakan di luar wilayah / lokasi kerja berkaitan dengan :
a. Pelaksanaan Pekerjaan yang harus diseleseikan;
b. Pendidikan dan Petatihan;
c. Mengikuti Workshop / Seminar / Lokakarya / Konferensi / Studi Banding / Kunjungan Kerja.
Perjalanan Dinas Dalam Negeri (PDDN) diberikan kepada pegawai yang akan meraksanakan
kegiatan (bukan meraksanakan pendidikan) untuk kepentingan Yayasan / Lembaga “
atas perintah Pimpinan di luar wilayah keria dengan jarik sekurang kurangnya 50 (lima puluh) kilometer dari lokasi kerja baik menginap maupun pulang pergi;
Kegiatan sebagaimana dimaksud ayat (1) di atas meliputi :
a. Melaksanakan tugas / pekerjaan;
b. Menghadiri undangan dari Lembaga Pendidikan atau Lembaga lainnya dimana keberadaan
lembaga di Yayasan Pendidikan Telkom menjadi salah satu anggotanya;
c. Menjadi Pemakalah atau Pembicara dalam seminar atau pembicara untuk setiap thema
makalah yang bersumber dari working group dapat diberikan biaya perjalanan dinas luar
negeri hanya untuk 1 (satu) orang, kecuali biaya pendafraran (registrasion fee);
d. Mengikuti pelatihan di Luar Negeri;
e. Mengikuti Seminar / Loka Karya / Workshop / Konferensi / Study Banding / Kunjungan Kerja
di Luar Negeri yang dapat meningkatkan performansi Yayasan Pendidikan Telkom;
Setelah melaksanakan PDLN / tiba dilokasi kerja, maka Pegawai harus membuat laporan hasil perjalanan dinas kepada Pejabat yang menugaskan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender.
Perialanan Dinas Khusus terdiri dari :
1. Perjalanan Pengobatan;
2. Perjalanan Pendidikan;
3. Perjalanan Mendampingi Suami / Isteri atas kepentingan Yayasan;
4. Perjalanan melaksanakan pernikahan pertama;
5. Perjalanan menghadiri pemakaman.
Perjalanan dinas bagi Pegawai untuk pengobatan di luar lokasi kerja pegawai (hanya berlaku
untuk dalam negeri) diberikan dengan ketentuan sabagai berikut :
a. Perjalanan Dinas Pengobatan dilaksanakan berdasarkan surat Rujukan dari Dokter yang
ditunjuk oleh Yayasan;
b. Untuk Perjalanan Dinas. Pengobatan diberikan juga kepada 1 (satu) orang pendamping apabila kondisi penderita memerlukannya berdasarkan rekomendasi dari Dokter yang ditunjuk Yayasan;
c. Untuk Perjalanan Dinas Pengobatran rawat inap, maka kepada Pegawai yang bersangkutan dan pendamping diberikan uang transport dan uang harian selama 2 (dua) hari, dan khusus untuk pendamping besar uang hariannya adalah selingkat staf terendah;
d. Apabila penderita memerlukan rawat jalan, maka diberikan uang transport dan uang harian maksimal 14 (empat belas) hari selama sakit dalam kurun waktu 1 (satu) tahun, dan perjalanan dinas tersebut tidak diberikan untuk pendampingnya;
e. Apabila dalam perjalanan dinas pengobatan berdasarkan rujukan atau rekomendasi, dari
medis memerlukan pengantar, maka pengantar diberikan uang tansportasi dan uang harian maksimal 2 (dua) hari.
Perjalanan dinas dalam rangka melaksanakan pendidikan diatur dalam Perjanjian lkatan Dinas
(PlD) antara Yayasan dengan Pegawai ;
Perjalanan dinas dalam rangka pemikahan pertama yang pelaksanaannya di luar kota tempat
lokasi kerja pegawai, diberikan uang transport pulang pergi dan uang harian selama 2 (dua) hari.
Bagi calon suami / isteri pegawai dapat diberikan biaya transport ditambah uang harian 2 (dua)
hari ke tempat lokasi keria Pegawai yang bersangkutan dengan hak yang sama dengan Pegawai yang bersangkutan;
Untuk Perjalanan dinas dalam rangka menghadiri pemakaman orang tua / mertua, suami / isteri dan anak yang pelaksanaannya di luar kota tempat kedudukan pegawai diberikan biaya perjalanan
dinas bersama istri / suami berupa uang transport pulang pergi dan uang harian selama 2 (dua)
hari;
Untuk Pegawai yang berada di Luar Negeri juga mendapat bantuan biaya dengan unsur-unsur serupa.
Perjalanan dinas dalam rangka menghadiri pemakaman diberikan atas permintaan Pegawai
dalam jangka waktu paling lama 30 (tiga puluh hari) sesudah orang tua/mertua, suami/isteri atau
anaknya meninggal dunia dengan melampirkan Surat Keterangan kematian dari pejabat yang
berwenang;
Dalam hal Pegawai yang meninggal dunia dan proses pemakamannya di luar kota tempat
kedudukan Pegawai, maka kepada isteri/suami yang sah dan anak yang terdafrar di data
kepegawaian atau 1 (satu) orang ahli warisnya dapat diberikan biaya perjalanan dinas
dengan ketentuan anak atau ahli wadsnya hanya
diberikan biaya transport (sesuai dengan Pasal 9 ayat 5 pada Surat Keputusan Tentang Peraturan Perjalanan Dinas).
Biaya Perjalanan Dinas dibayarkan dalam satu jumlah dan dipertanggungkan secara definitif
dengan mempergunakan formulir, disamping sebagai tanda terima atas nama pegawai yang bersangkutan juga sebagai bukti pertanggungan keuangan.
Biaya perjalanan dinas dalam negeri dengan status pulang pergi (pp) terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut :
a. Uang harian Pulang Pergi (pp);
b. Uang transport, bilarnana tidak menggunakan kendaraan dinas.
Tarif uang harian perjalanan dinas dalam negeri dengan status pulang pergi (PP) adalah sebesar
50% (lima puluh prosen) dari tarif perjalanan dinas dalam negiri dengan status menginap.
Untuk Tarif uang harian perjalanan dinas dalam negeri dengan status menginap dan akomodasi tidak ditanggung, diatur sebagai berikut :
a. Menginap selama kurang dari sampai 14 (empat belas) hari dibayarkan 100% (seratus persen);
b. Menginap selama lebih dari 14 (empat belas) hari, sampai 30 (tiga puluh) hari dibayarkan 75% (tujuh puluh lima persen);
c. Menginap lebih dari lebih dari 30 (tiga puluh) hari dibayakan 50% (lima puluh persen).
Biaya perjalanan dinas dalam negeri dengan status menginap terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut:
a. Uang harian;
b. Uang transport dari / ke tempat tujuan apabila tidak menggunakan kendaraan dinas;
Apabila akomodasi ditanggung, maka uang harian dibayarkan sebesar 40% (empat puluh persen) dari tarif uang harian yang berlaku;
Untuk kepentingan Yayasan / Lembaga dalam hal kedinasan, maka Pejabat setingkat Wakil Rektor ke atas dapat didampingi oleh isteri / suami pertama yang sah dalam perialanan dinas dengan diberikan uang transport dan uang harian setinggi-tingginya sebesar 75% (tujuh puluh lima persen) dari tarif Pegawai yang didampinginya.
Perhitungan uang harian dalam perialanan diatur sebagai berikut :
a. Lokasi di dalam pulau Jawa ditambah 1 (satu) hari uang harian.
b. Lokasi dari pulau Jawa ke luar Putau Jawa atau sebaliknya ditambah 2 (dua) hari uang harian.
Untuk pembayaran uang transport diberikan secara at cost atau reimburse.
Bagaimana pemilihan fasilitas transportasi Perjalanan Dinas bagi Pegawai ?
Biaya perjalanan dinas luar negeri terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut :
a. Uang harian perjalanan dinas dalam negeri selama 2 (dua) hari.
b. Uang harian selama di luar negeri.
c. Uang transport di dalam negeri ke/dari Bandara dan transport ke/dari luar negeri;
d. Biaya pengurusan visa (dengan sistem restitusi/penggantian) dan Airport tax.
Untuk Biaya Pengurusan visa setelah ijin Perjalananan Dinas Luar Negeri disetujui oleh Dewan Pengurus dan dibayarkan setelah yang bersangkutan tiba di lokasi kerja melalui sistem resititusi penggantian;
Untuk tarif uang harian Perjalanan Dinas Luar Negeri dengan status menginap dan akomodasi tidak ditanggung diatur sebagai berikut :
a. Menginap selama kurang dari sampai 7 (tujuh) hari dibayarkan 100% (seratus persen);
b. Menginap selama lebih dari 7 (tujuh) hari, sampai dengan 14 (empat belas) hari dibayarkan 75% (tujuh putuh lima persen);
c. Menginap lebih dari 14 (empat belas) hari dibayarkan 50% (lima puluh persen).
Apabila akomodasi ditanggung, maka.uang harian dibayarkan sebesar 40% (empat puluh prosen) dari tarif uang harian yang berlaku.
Apabila semua biaya telah diberikan oleh Pihak Lain yang menjadi mitra kerja YPT, maka biaya transport, visa dan atau uang harian tidak dibayarkan.
Pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas, harus mengajukan Surat Permohonan Perjalanan Dinas kepada Pejabat yang berwenang, dan ditanda tangani oleh pejabat tersebut dengan menggunakan formulir (sesuai Lampirin III pada Peraturan Perjalanan Dinas).
Khusus perjalanan dinas yang melibatkan Pegawai dari unit kerja lain harus terlebih dahulu memperoleh persetujuan Kepala Unit Kerja dari Pegawai yang bersangkutan.
Surat permohonan yang telah mendapat persetujuan Pejabat yang berwenang, disampaikan kepada Unit Human Capital Kantor Badan Pelaksana Yayasan / Lembaga yang bersangkutan untuk diterbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas dengan menggunakan formulir, selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum tanggal keberangkatan (sesuai Lampiran lV pada Peraturan Perjalanan Dinas).
Permohonan Perjalanan Dinas Ke Luar Negeri diajukan oleh masing-masing Direktur di Direktorat Kantor Badan Pelaksana Yayasan / pimpinan Lembaga kepada Dewan pengurus selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum jadwal pelaksanaannya untuk pendapat persetujuan Dewan Pengurus.
Perjalanan dinas luar negeri (PDLN) hanya dapat dilaksanakan apabila telah disetujui oleh
Dewan Pengurus. sedangkan perjalanan dinas dalam negeri (PDDN) dalam kondisi mendesak
dapat dilaksanakan bilamana telah memperoleh persetujuan lisan dari pejabat dimaksud.
Pejabat yang berwenang menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ditetapkan sebagai
berikut :
a. Sekretaris Dewan Pengurus, untuk Ketua Dewan Pengurus yang melaksanakan perjalanan dinas dalam dan ke luar negeri;
b. Ketua Dewan Pengurus, untuk seluruh Pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri;
c. Direktur di Kantor Badan Pelaksana Yayasan, untuk pegawai di masing-masing Direkorat Kantor Badan Pelaksana Yayasam yang melaksanakan perjalanan dinas dalam negeri;
d. Pimpinan Lembaga untuk seluruh Pegawai yang berada di Lembaganya yang melaksanakan perjalanan dinas dalam negeri.
Untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas Pimpinan Lembaga ditandatangani oleh Pimpinan satu tingkat di bawahnya yang membidangi Human Capital atau Administrasi Umum.
Apabila dalam keadaan tertentu para Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Perintah Perjalanan Dinas berhalangan, maka Surat Perintah Perjalanan Dinas dapt ditandatangani oleh
Pejabat yang mengelola Human Capital pada Kanror Badan Pelaksana Yayasan / Lembaga / Unit Usaha masing-masing atau Pejabat yang ditunjuk.
Pejabat yang bewenang memberikan perintah Perjaranan Dinas dan pegawai yang melaksanakan
Perjalanan Dinas, bertanggung jawab sepenuhnya atas pelaksanaan Pejalanan Dinas.
Bagi Pejabat atau Pegawai yang melakukan penyalahgunaan Perjalanan Dinas dikenakan sanksi kepegawaian sesuai dengan peraturan Disiplin Pegawai dan wajib mengembalikan semua biaya yang telah dikeluarkan oleh Yayasan / Lembaga secara penuh atau melalui pemotongan gaji (sebagaimana dimaksud dalam pasal 14 pada Peraturaran Perjalanan Dinas).
Prosedur untuk melaksanakan sanksi dilakukan sesuai dengan Peraturan Disiplin pegawai.
a. Pejabat yang bewenang menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas bertanggung jawab atas pengendalaian Perjalanan Dinas;
b. Pejabat yang berwenang menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas dan atasan langsung yang mengajukan Surat Perintah Perjalanan Dinas harus memperhatikan manfaat, efesiensi dan hasil yang ingin dicapai untuk kepentingan Yayasan atau Lembaga.
c. Apabila Surat Perintah Perjalanan Dinas yang telah dibuat kemudian batal dilaksanakan, maka
seluruh biaya yang telah diterima Pegawai bersangkutan,,wajib dikembalikan kepada Yayasan atau Lembaga.